Дюжина ошибок, которых следует избегать в сообщениях электронной почты
Мы каждый день отправляем и получаем десятки писем. Хотя это и не прямая форма контакта с другим человеком, используя ее, следует быть профессионалом в этом деле. Американский новостной портал Business Insider попросил экспертов определить, какие ошибки не следует совершать при отправке деловых сообщений электронной почты.Вы отправляете «срочные письма», которые не являются срочными
«Если часто использовать слова «срочно», то вскоре никто не будет обращать на это внимания», – объясняет Розмари Хэфнер, HR-директор в компании CareerBuilder. Когда случится ситуация, что на ваш e-mail действительно нужен срочный ответ, никто не среагирует на это.
Вы используете Caps Lock
Печатая с нажатой клавишей Caps Lock – означает повысить тон. КАК БУДТО ВЫ КРИЧИТЕ! Если вы не хотите, чтобы ваше письмо не содержало грубый тон, тогда отключите эту функцию.
Вы используете слишком неформальное повествование
Хотя тон сообщения должен отражать ваши отношения с получателем, Хэфнер отмечает, что слишком неформальное повествование может быть воспринято как непрофессионализм. Лучше воздержаться от использования восклицательных знаков, смайликов, цветного и замысловатого шрифта.
Вы слишком официальны
Одновременно, чтобы письмо не было похоже на текст, который написал робот, не используйте слишком формальные формулировки. «Вы можете проявить немного энтузиазма или личностной оценки в письмах, отправляемых по электронной почте», – отмечает автор книги о бизнесе Вики Оливер в разговоре с журналистом портала Business Insider. Речь идет о том, чтобы не отправлять письма, которые написаны так, будто это сделал бот и затем их разослал сотням получателям.
Отвечать всего на один раз
Письма служат для связи, а не для спам рассылок. Когда вы отвечаете на сообщения, отправленные в несколько адресов, убедитесь, что вы отвечаете всем только тогда, когда это действительно необходимо.
Вы посылаете e-mail в три часа ночи
Следует помнить, что даже сейчас, когда многие часто работают круглосуточно, перед прочтением письма смотрят на время его отправления и могут решить, что отправитель сумасшедший или зациклен на работе. В том случае, если в следующий раз вы решите поработать поздней ночью, специалисты советуют написать письмо и отослать его получателю, отложив его реальное отправление на рабочее время.
Забываете в письме написать его тему
Полное отсутствие темы письма может быть раздражающим для получателя, который вынужден открыть сообщение, чтобы узнать, о чем идет речь.
Вы начинаете свое сообщение в теме, а завершаете в письме
Если вы начинаете мысль или вопрос в теме письма, а затем заканчиваете повествование в самом письме, читатель вынужден открыть сообщение полностью, что раздражает. Помните, что e-mail должен быть читаемым и уважайте время получателя.
У вас непрофессиональный адрес электронной почты
«Посылая деловое письмо, вы должны делать это с корпоративной почты», – отмечает Рэндалл. E-mail не должен вызывать ни малейших негативных ассоциаций (смешных, сексуальных, вульгарных) – здесь они недопустимы.
Многочисленные опечатки в письме
Приписка «Отправлено с iPhone» не оправдывает неряшливый текст в электронной почте. Одна или несколько опечаток в обычной электронной переписке не повлияет на восприятие сообщения. Однако в письме такие ошибки очень нежелательны, так они говорят о низком уровне автора.
Применяйте профессиональный шрифт
Вы пишете слишком длинные письма
Большинство людей посвящает несколько десятков секунд на чтение писем. Длинный текст лучше всего разбить на несколько абзацев. Не забывайте использовать жирный шрифт или курсив, чтобы выделить важные части сообщения.